Le séminaire d’entreprise est une rencontre qui a pour but de réunir l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise dans un univers de travail original. L’objectif est de renforcer la culture d’entreprise et de faciliter la communication entre collaborateurs. Cependant, l’organisation d’un séminaire d’entreprise ne s’improvise. Cet évènement doit répondre à des attentes, à des objectifs et à un budget précis. Voici les étapes à respecter pour bien organiser un séminaire d’entreprise.
Définir des objectifs
Pour réussir l’organisation d’un séminaire d’entreprise, vous devrez définir clairement son objectif et sa cible. En effet, tout au long du processus d’organisation, l’objectif et le public visé de votre séminaire d’entreprise conditionneront toutes les décisions. La nature même de votre séminaire d’entreprise sera systématiquement différente selon qu’il s’agit d’un séminaire pour des collaborateurs, partenaires ou clients.
Trouver un thème et un format
En fonction des objectifs et de la cible, il vous faudra déterminer le thème et le format de votre séminaire d’entreprise. Pour ce faire, trouvez un intitulé accrocheur qui pourra motiver les participants et autour duquel le projet s’articulera. De même, estimez s’il est plus adapté d’organiser une journée, un week-end ou un dîner, et ce toujours en fonction de l’objectif de l’évènement.
Déterminer un budget
Le budget à prévoir pour l’organisation d’un séminaire d’entreprise dépendra des contraintes internes, mais également de l’objectif, la cible et le format de l’évènement. Il est par exemple souhaitable de négocier avec un hôtel pour avoir des avantages qui relèvent du confort des chambres plutôt qu’une remise de prix.
Choisir une date
Sachez que la présence d’un grand nombre d’invités dépendra du choix judicieux de la date de votre séminaire. Cela dit, il est déconseillé de choisir les dates pouvant compromettre la disponibilité des participants et donc la réussite de l’évènement. Les week-ends de ponts, les vacances scolaires et les jours d’évènements sportifs nationaux sont donc à éviter.
Déterminer le lieu
Pour le succès de l’organisation d’un séminaire d’entreprise, le choix du lieu où se tiendra l’évènement devra être fait selon plusieurs critères. Parmi ceux-ci, il y a :
- sa capacité d’accueil,
- sa facilité d’accès,
- la présence d’un interlocuteur privilégié sur place.
Il ne suffit pas de consulter des brochures. Une visite des lieux est indispensable pour éviter toute mauvaise surprise. Elle vous permettra d’imaginer plus facilement l’évènement à organiser dans ce contexte. Après avoir choisi le lieu, vous devrez demander un devis et effectuer un dépôt de garanti pour la réservation.
Mettre en place le rétroplanning en amont du séminaire
Un rétroplanning permet le suivi régulier de toutes les étapes de l’évènement pour s’assurer de son bon déroulement. Votre rétroplanning doit donc comprendre toutes les échéances, notamment les réservations à effectuer, les interlocuteurs à prévenir et les acomptes à verser.
Faire le planning du séminaire pour les participants
Vous devez organiser la journée avec soin, selon un planning précis que vous allez communiquer à tous les invités. Ce planning doit intégrer les heures des conférences et des activités ainsi que des temps de pause au cours de la journée.
Communiquer en amont sur le séminaire
Qu’il s’agisse des collaborateurs de l’entreprise ou des invités extérieurs, vous devez mettre en place une communication pour les participants. L’objectif est de les prévenir le plus tôt possible et de s’assurer de leur présence. Pour ce faire, vous devez leur faire parvenir des invitations et recueillir leurs réponses afin d’évaluer le nombre réel de participants.
